Overhead

In 2021 heeft de aanbesteding voor een nieuwe telefonie oplossing plaatsgevonden. Hierna is deze oplossing geïmplementeerd. Het project overschrijdt de jaargrens en de restpunten worden in 2022 opgepakt.  

In 2021 is verder invulling gegeven aan het vastgestelde informatiebeleid. De projecten zoals vastgelegd in de projectenkalender voor 2021 zijn opgepakt. Zo zijn onder andere de omgeving van de gemeente Stein voorzien van een nieuwere Windows versie en is een nieuwe virusscanner geïnstalleerd op de werkplekken van de medewerkers.

De gemeente Stein moet ook in 2021 voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Op basis van het jaarplan informatiebeveiliging en privacy zijn er diverse acties uitgevoerd. Zo zijn er procedures en beleidsstukken geactualiseerd, zijn er verschillende Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uitgevoerd, is er een pentest uitgevoerd en is het register van verwerkingen geactualiseerd.

De Chief Information Security Officer (CISO) is in 2021 het aanspreekpunt geweest voor informatiebeveiliging en adviseert en ondersteunt de organisatie bij het bewaken en verhogen van informatieveiligheid en rapporteert hierover aan het management en bestuur.

Daarnaast is er aandacht besteedt aan het vergroten van de bewustwording over informatiebeveiliging en privacy bij de medewerkers. Bij aanvang van de bewustwordingscampagne (meerjarig) is gestart met een 0-meting. Inmiddels hebben medewerkers mee gedaan aan onder andere een Escaperoom, een thuiswerk challenge, hebben ze per e-mail nanolearning en microlearnings ontvangen en zijn er informatieve berichten op intranet geplaatst. In 2021 hebben een aantal datalekken plaats gevonden waarvan sommigen, indien noodzakelijk zijn gemeld bij de toezichthouder de Autoriteit Persoonsgegevens.

De jaarlijks verantwoording over de Basisregistratie Personen (BRP), Reisdocumenten, DigiD, Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en Inkomen (Suwinet) is net zoals voorgaande jaren gestroomlijnd via ENSIA. Met ingang van het verantwoordingsjaar 2021 laat de Waarderingskamer de verantwoording over (een deel van) de Wet Waardering Onroerende Zaken (Wet WOZ) ook via ENSIA verlopen.

Doordat het toezicht is gebundeld en aangesloten op de gemeentelijke planning & control cyclus heeft het gemeentebestuur inzicht in de stand van zaken van de informatieveiligheid en kan zij hierop indien daar aanleiding voor is bijsturen. Het college legt via de collegeverklaring verantwoording af over informatieveiligheid. Deze is als bijlage opgenomen in dit jaarverslag. Over de BAG, BGT, BRO en WOZ wordt verantwoording afgelegd richting het ministerie.

Uit de IT-audit blijkt dat de gemeente Stein in 2021 met betrekking DigiD niet volledig voldoet aan de normen, hiervoor is een verbeterplan opgesteld en reeds tot uitvoering gebracht. Uit de rapportage van de BAG en de BGT blijkt dat de gemeente Stein in 2021 voldoet aan de normen en het benodigd aantal punten met betrekking tot opzet en bestaan. De BRO dient nog te worden geïmplementeerd binnen onze organisatie.

In 2021 is van communicatie veel gevergd op het gebied van crisiscommunicatie. Corona, rellen, hoogwater, maar ook op enkele onvoorziene projecten zoals de onrust rondom de asfaltcentrale. Daarnaast ontstond meer druk door het gelijktijdige vertrek (tijdelijk en structureel) van de communicatieadviseurs en de noodzaak om het taakveld communicatie opnieuw vorm te geven.

Ondanks de extra inspanning die van communicatie gevraagd werd, is communicatie blijven koersen op de beloofde verplichtingen uit de visie op communicatie 2018-2022 en bijbehorende uitvoeringsagenda. Halverwege het jaar heeft er een raadsconferentie plaatsgevonden om de raad mee te nemen in de voortgang en hun wensen ten aanzien van communicatie te inventariseren.
Voor de openstaande speerpunten ('het communicatief vaardiger maken van de ambtelijke organisatie' + 'het ondersteunen bij de optimalisering van de dienstverlening richting inwoners aan de hand van visie op dienstverlening') is dit jaar een fundering gelegd, waar de komende jaren de vruchten van geplukt worden.

Het communicatief vaardiger maken van de ambtelijke organisatie
Hiervoor is een Plan van Aanpak opgesteld, dat met name inzoomt op helder en begrijpelijk communiceren. Dit plan draagt bij aan de toegankelijkheid van ons als gemeente en daarmee ook aan een betere dienstverlening richting onze klanten. Het plan gaat uit van een tactiek waarbij de ambtelijke organisatie aansluit op de landelijke Direct Duidelijk campagne, waarmee de gemeente profiteert van aanwezige kennis, vele gratis diensten en ondersteuningsmiddelen. Aangevuld met zelf ingekochte taaltrainingen, waar een deel van de medewerkers jaarlijks gebruik van kan maken. Deze taaltrainingen zijn in 2021 aanbesteed.  

Het ondersteunen bij de optimalisering van de dienstverlening richting inwoners aan de hand van visie op dienstverlening
In 2021 kwamen verschillende trajecten samen, waar communicatie als een rode lijn doorheen loopt. De voorbereidingen voor de nieuwe informatiearchitectuur, klantreizen en uniforme servicelevels zijn separate projecten, maar die elkaar vanuit onze visie op communicatie kunnen versterken. Vanuit die rol is communicatie op deze projecten betrokken.
Ook zien we binnen de afdeling dienstverlening communicatiekansen die nog onvoldoende worden benut. Bij de samenstelling van het 'nieuwe' taakveld communicatie (ofwel de vacatureruimte die opnieuw moest worden ingevuld), is hierop ingespeeld door de adviseursfunctie op te splitsen en specifiek ruimte te creëren voor de regie op communicatie binnen deze afdeling.  

Laten landen van nieuwe ontwikkelingen
Waar in 2020 de omnichannel strategie was geïntroduceerd, is deze in 2021 doorontwikkeld en hebben we ons deze echt eigen gemaakt. Mede op basis van klantervaringen en -inzichten is de social mediastrategie verder doorontwikkeld. Hetzelfde geldt voor de Maaskentjer, die in september 2020 voor het eerste verscheen en waar voor de zomer van 2021 onderzoek naar is gedaan ten behoeve van verdere optimalisering op basis van klantbehoeften.   
Ook zijn inzichten uit de digitale toegankelijkheidstoets, zoals eind 2020 uitgevoerd, in 2021 opgepakt en doorgevoerd op de gemeentelijke website. Mede in samenwerking met het inclusieteam.